Geen 'Quorum' en het besluit stond niet op de agenda
Het gebeurt af en toe dat het bestuur vergeet een punt op de agenda te zetten en/of er onvoldoende leden zijn (quorum) om het besluit te nemen. De leden vergadering vindt soms een besluit zo belangrijk dat zij niet wil wachten met besluitvorming zodat de VvE 'verder kan'. Valt een besluit genomen met te weinig leden of zonder agendering aan te vechten? Hierover oordeelde de kantonrechter te Amersfoort als volgt:
"Aanwezigheid [A]
Tussen partijen is in geschil of [A] , namens [eisers] , aanwezig was op de vergadering van de VvE van 21 december 2015. Vaststaat dat [A] op de avond van 21 december 2015 naar het gemeentehuis in Leusden is gegaan voor de vergadering van de VvE. [A] is begonnen met het opschrijven van zijn naam op de presentielijst. Toen hem duidelijk werd dat er namens de gemeente vier mensen bij de vergadering aanwezig zouden zijn heeft hij laten weten dat hij wilde dat enkel de heer [E] van de gemeente bij de vergadering aanwezig zou zijn. Hiermee ging de gemeente niet akkoord. Vervolgens is [A] weggegaan.
Artikel 33 lid 9 van het modelreglement bepaalt dat de aanwezigheid ter vergadering blijkt uit de vóór de aanvang van de vergadering ondertekende presentielijst. De VvE heeft als productie 5 bij het verweerschrift een presentielijst overgelegd waarop de naam van [A] staat. Zijn handtekening ontbreekt echter. Er is dan ook geen sprake van een ondertekende presentielijst, zodat de aanwezigheid van [A] ter vergadering niet vaststaat.
Besluiten over (kosten) renovatiewerkzaamheden
Vervolgens dient wat betreft de genomen besluiten over de (kosten van de) renovatiewerkzaamheden het quorum te worden bepaald. Partijen verschillen van mening over de hoogte van het quorum. [eisers] stelt dat het verzwaarde quorum van artikel 38 lid 5 van het modelreglement geldt en de VvE betoogt dat het reguliere quorum van artikel 37 lid 5 geldt. Tussen partijen is niet in geschil dat de geplande renovatiewerkzaamheden moeten worden aangemerkt als “buiten het onderhoud vallende uitgaven” als bedoeld in artikel 38 lid 5 van het modelreglement.
De kantonrechter volgt de VvE niet in haar stelling dat artikel 38 lid 5 in dit geval desalniettemin niet van toepassing is omdat de VvE (nog) geen bedrag heeft vastgesteld als bedoeld in dat artikel. Hiertoe wordt als volgt overwogen. Dit artikellid bepaalt onder meer dat besluiten tot het doen van buiten het onderhoud vallende uitgaven die een totaal door de vergadering vast te stellen bedrag te boven gaan, slechts kunnen worden aangenomen als een aantal eigenaars tegenwoordig of vertegenwoordigd is, dat tenminste twee/derde van het totaal aantal stemmen kan uitbrengen (het verzwaarde quorum). Dit in afwijking van artikel 37 lid 5, waarin – kort gezegd – is bepaald dat alleen geldige besluiten genomen kunnen worden genomen als minimaal de helft van het totaal aantal stemmen kan worden uitgebracht (het reguliere quorum). Weliswaar heeft de VvE in dit geval een dergelijk bedrag nog niet vastgesteld, maar dit betekent naar het oordeel van de kantonrechter niet dat deze bepaling in dat geval niet van toepassing is op besluiten omtrent het doen van buiten het onderhoud vallende uitgaven. Deze bepaling strekt immers vooral ter bescherming van de belangen van de eigenaren die niet aanwezig zijn tijdens de vergadering wat betreft het doen van grote uitgaven. Hiermee strookt niet de redenering van de VvE dat deze bepaling niet geldt indien een dergelijk bedrag nog niet is vastgesteld. Het quorum moet dus bepaald worden aan de hand van het bepaalde in artikel 38 lid 5.
Op grond van artikel 38 lid 5 kunnen alleen rechtsgeldige besluiten worden genomen tot het doen van buiten het onderhoud vallende uitgaven indien tenminste twee/derde van het totaal aantal stemmen kan worden uitgebracht. In dit geval – waarbij er in totaal vier stemmen zijn – moeten hiervoor dus drie stemmen aanwezig zijn. Aangezien, zoals hiervoor is overwogen, [A] niet aanwezig was op de vergadering, waren er slechts twee stemmen aanwezig, te weten de twee stemmen van de gemeente. Daarmee is niet voldaan aan de quorumeis van drie. Zodoende konden er op dit punt geen rechtsgeldige besluiten worden genomen.
Artikel 2:14 lid 1 BW bepaalt dat een besluit van een orgaan van een rechtspersoon, dat in strijd is met de wet of de statuten, nietig is, tenzij uit de wet iets anders voortvloeit. Artikel 5:129 lid 1 BW bepaalt dat voor de toepassing van artikel 14 van Boek 2 de akte van splitsing wordt gelijk gesteld met de statuten.
4.10.
Het niet voldoen aan de quorumeis houdt strijdigheid met een fundamenteel totstandkomingsvoorschrift in. Dit heeft tot gevolg dat de besluiten tot uitvoering van de renovatiewerkzaamheden, tot doorbelasting van de kosten van de renovatiewerkzaamheden aan [eisers] en tot vaststelling van een eenmalige bijdrage die [eisers] aan de VvE dient te voldoen op grond van artikel 2:14 lid 1 BW nietig zijn. De kantonrechter zal het verzoek op deze punten dan ook toewijzen.
Besluit over volmacht
4.11.
Artikel 2:15 lid 1 BW bepaalt dat een besluit van een orgaan van een rechtspersoon, onverminderd het elders in de wet omtrent de mogelijkheid van een vernietiging bepaalde, vernietigbaar is:
a. wegens strijd met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van
besluiten regelen;
b. wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid die door artikel 8 worden geëist;
c. wegens strijd met een reglement.
Artikel 5:129 lid 2 BW bepaalt dat voor de toepassing van artikel 15 lid 1 onder c van Boek 2 het reglement dat krachtens artikel 111 onder d deel van de akte van splitsing uitmaakt (het modelreglement, Ktr), niet geldt als een reglement.
Tussen partijen is niet in geschil dat het punt van het verstrekken van een volmacht aan het bestuur van de VvE voor het nemen van rechtsmaatregelen tegen [eisers] niet op de agenda stond die voorafgaand aan de vergadering van 21 december 2015 naar [eisers] is gestuurd. Dit is in strijd met artikel 33 lid 8 van het modelreglement, hetgeen strijdigheid oplevert met de statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen als bedoeld in artikel 2:15 lid 1 onder a BW. Derhalve is dit besluit vernietigbaar. Het betoog van de VvE dat niet per definitie alle onderwerpen op de agenda moeten staan en dat [eisers] een redelijk belang moet stellen ter onderbouwing van zijn stelling dat dit punt op de agenda had moeten worden geplaatst, wordt niet gevolgd, omdat dit feitelijk onjuist is. De kantonrechter zal het verzoek dan ook toewijzen op dit punt."
Het besluit waarbij het quorum niet wordt gehaald is dus nietig en wanneer het niet op de agenda stond dus vernietigbaar. Als u de ledenlijst nodig heeft om een vergadering bij een te roepen dan heeft u daar recht op. Wanneer het punt wel op de agenda staat maar een lid krijgt geen spreektijd, dan kan dat een reden voor het vernietigen van het besluit zijn.
Is er bij uw VvE ook een besluit genomen tegen de regels van de VvE? Neem dan contact op met JuristBrabant.nl/ JuristVvE.nl voor hulp. JuristBrabant is lid van de JvA. Let op een besluit vernietigen moet tijdig gebeuren, binnen 30 dagen nadat het besluit is genomen! Klikt op het logo van de Rechtspraak om de hele uitspraak te lezen en op het logo van de JvA om meer te lezen over de specialistenvereniging Appartementsrechten.
Bron: Prg 2018/172
